Mit szeretne, mi történjen a vendégek között?
Más program illik egy évzáróhoz, ahol a kollégák közösen ünnepelnek, és más egy partneresthez, ahol új beszélgetéseket szeretne elindítani. Az első egyeztetésen ezért nem csupán a létszámot kérdezzük meg. Tisztázzuk, kik érkeznek, mennyire ismerik egymást, és milyen szerepet kapjon a program az este egészében.
A tematikus tér lehet a fogadás központja, megnyílhat a vacsora után, vagy végig működhet a háttérben. A házigazda hangnemét, az asztalok rendjét és a program tempóját úgy alakítjuk, hogy a vendégek könnyen bekapcsolódjanak, de maradjon idejük beszélgetni is.
- évzárók és céges partik
- gálák és díjátadók
- partner- és ügyféltalálkozók
- konferenciák esti programjai
- belső közösségi események
- márkázott kapcsolatépítő estek
Beillesztjük a már meglévő menetrendbe
Ha a vacsora, a köszöntők, a díjátadó vagy a színpadi műsor már rögzített, ahhoz igazítjuk a nyitást és a programváltásokat. Egyeztetünk a helyszínnel, a cateringgel és a technikai stábbal, hogy a vendégek ne érezzék a háttérben zajló átállásokat.
A rendezvény napján egy koordinátor tartja össze a Hestivelle munkáját. A vállalati szervezőnek nem kell külön irányítania a műsorvezetőt, a krupiékat, a hostesseket és a technikai feladatokat; egy kapcsolattartón keresztül látja, hol tart az este.
A márka jelen van, de nem uralja a vendégélményt
A vállalati színek és grafikai elemek megjelenhetnek a meghívókon, az érkezési ponton, a fotófalon, a tájékoztatókon és a tér kiválasztott részletein. Nem minden felületet töltünk meg logóval: olyan vizuális rendszert készítünk, amely egyértelműen a céghez tartozik, mégis elegáns marad.
Ha az eseménynek saját üzenete vagy kampánytémája van, azt a házigazda felvezetésében, a tér elnevezéseiben és a vendégeknek készülő anyagokban is továbbvihetjük.
Kevesebb egyeztetés a belső szervezőnek
Előre összegyűjtjük a jóváhagyást igénylő kérdéseket, és világosan jelezzük, mikor milyen információra van szükség. Így a szervezőnek nem kell ugyanazt a menetrendet több szolgáltatóval külön-külön végigvennie.
Legfeljebb 120 vendégre és legfeljebb 7 órás céges eseményre készítünk tervet Magyarországon. A kezdéshez a dátum, a rendezvény célja, a helyszín vagy település, a várható vendégszám és a meglévő programpontok a legfontosabbak.
A belső szervezőnek is kényelmesebb folyamat
Céges eseménynél gyakran többen hagyják jóvá az arculatot, a programot és a helyszíni részleteket. Mi összegyűjtjük azokat a kérdéseket, amelyekhez valóban döntés kell, és nem terheljük a kapcsolattartót minden háttérfeladattal.
A rendezvény előtt közös menetrendet készítünk a helyszínnel és a kapcsolódó szolgáltatókkal. A bepakolás, a technikai ellenőrzés, a személyzet érkezése, a vendégnyitás és a bontás így nem külön egyeztetések sorozata, hanem egy átlátható folyamat.
- egy kijelölt kapcsolattartási pont
- összegyűjtött jóváhagyási kérdések
- egységes eseménymenetrend
- rendezett arculati anyagátadás
- helyszíni irányítás a Hestivelle feladataihoz