Az ötletet együtt tesszük megvalósíthatóvá
A közös munka azzal kezdődik, hogy megértjük az alkalmat és azt, mit szeretne elérni vele. Ezután végignézzük, mi áll már rendelkezésre, mely döntések sürgősek, és mely feladatokat érdemes a Hestivelle-re bíznia.
Ha még nincs helyszín, segítünk meghatározni a megfelelő tér feltételeit. Ha már lefoglalta, abból indulunk ki. A kreatív ötletet olyan elrendezéssé és menetrenddé alakítjuk, amely számol a vendégérkezéssel, a cateringgel, a technikával és a szolgáltatók munkájával is.
Milyen feladatokat vehetünk át?
A vállalási kört az eseményhez igazítjuk. Nem kell újra megrendelnie azt, amit a helyszín vagy egy meglévő partnere már biztosít. Mi azokat az elemeket fogjuk össze, amelyekre valóban szükség van, és egyértelművé tesszük, ki miért felel.
A teljes tervben a vendég számára látható pillanatok és a háttérfeladatok is helyet kapnak. Ugyanolyan fontos a színpadi nyitás, mint az eszközök érkezése vagy a bontás időrendje.
- koncepció és teljes esti menetrend
- helyszínkeresés, bejárás és elrendezés
- szolgáltatók és technikai feladatok összehangolása
- dekoráció, bútorozás és rendezvényanyagok
- meghívás, vendégregisztráció és fogadás
- személyzet, eligazítás és helyszíni irányítás
- zárás, bontás és helyszínátadás
Ön mindig tudja, miben kell döntenie
Az egyeztetések során különválasztjuk a már jóváhagyott elemeket a nyitott kérdésektől. Nem küldünk egymás után nehezen összehasonlítható ötleteket: megmutatjuk, melyik választás hogyan hat a térre, az időrendre és a többi szolgáltatásra.
Ha menet közben változik a vendégszám, a helyszín vagy a program, végignézzük, mit kell hozzáigazítani. Az érintett szolgáltatók ugyanazt a frissített információt kapják, így a változás nem az esemény napján okoz félreértést.
A rendezvény napján sem marad egyedül a részletekkel
A stáb a vendégek érkezése előtt felépíti és ellenőrzi a teret, megtartja a személyzeti eligazítást és végigveszi a programpontokat. A koordinátor ezután kapcsolatot tart Önnel, a helyszínnel és a szolgáltatókkal, miközben kezeli az esetleges időbeli változásokat.
Magyarországon, legfeljebb 120 vendégre és legfeljebb 7 órás eseményre vállalunk teljes szervezést. A pontos feladatokat a helyszín, a program és a már meglévő partnerek ismeretében rögzítjük.
Mikor érdemes egy kézbe adni a szervezést?
Akkor, ha sok szolgáltató kapcsolódik egymáshoz, kevés idő jut a belső egyeztetésre, vagy fontos, hogy valaki az egész estét átlássa. A teljes szervezés nem azt jelenti, hogy Ön elveszíti a döntést: azt jelenti, hogy minden döntés után valaki következetesen végigviszi a szükséges feladatokat.
A Hestivelle figyeli, melyik részlet mire hat. Ha változik a menetrend, ellenőrizzük a catering, a technika, a személyzet és a helyszín kapcsolódó feladatait is. Így nem egymásnak ellentmondó információkból kell dolgozni az esemény napján.
- kevesebb külön szolgáltatói egyeztetés
- egyértelmű döntési pontok
- összehangolt helyszíni előkészítés
- változások továbbvezetése minden érintetthez
- koordinált bontás és átadás