Nem kell kész rendezvénytervvel érkeznie
Az első beszélgetésen elég elmondania, milyen alkalom készül, kiket vár, hol tart a szervezés, és milyen érzést szeretne adni a vendégeinek. Mi segítünk szétválasztani a fontos döntéseket azoktól a részletektől, amelyekkel ráér később foglalkozni.
Ha a tematikus program lesz az este központja, köré építjük az érkezést, a látványt és a zenei világot. Ha vacsora, konferencia vagy díjátadó mellé kerül, úgy illesztjük be, hogy ne szakítsa meg a már kialakított menetrendet.
Kérheti az egészet, vagy csak azt, ami még hiányzik
A teljes körű szervezés mellett egy-egy jól körülhatárolt feladatot is átvehetünk. Ha már dolgozik helyszínnel, cateringgel vagy más szolgáltatóval, velük együtt tervezzük meg a Hestivelle részét. Így nem kell felborítani azt, ami már működik.
Minden kiválasztott elem ugyanahhoz az esti tervhez kapcsolódik. A dekoráció támogatja a témát, a fény jelzi a programváltásokat, a személyzet tudja, mikor mi történik, a vendég pedig könnyen eligazodik.
- egyedi koncepció és esti menetrend
- helyszínkeresés, bejárás és elrendezés
- tematikus asztalok, kellékek és rendezvénybútorok
- hang-, fény- és zenei háttér
- műsorvezető, krupiék, hostessek és rendezvényszemélyzet
- dekoráció, fotófal, fotóbox, fotó- és videós szolgáltatás
- vendégregisztráció, helyszíni irányítás és bontás
Mi történik a háttérben?
A jóváhagyott elképzelésből elkészítjük a tér elrendezését és az este részletes menetét. Egyeztetjük a bepakolást, az áram- és hangigényt, a catering útvonalát, a személyzet érkezését és azt, hogyan kapcsolódik egymáshoz minden programpont.
A rendezvény napján felépítjük és ellenőrizzük a saját eszközeinket, eligazítjuk a közreműködőket, majd végig kézben tartjuk a programot. Ha a menetrend helyben változik, a koordinátor a vendégek zavarása nélkül igazítja hozzá a Hestivelle feladatait. A végén megszervezzük a bontást és a helyszín rendezett átadását.
A kereteket az Ön eseménye adja
Magyarországon, legfeljebb 120 vendégre és legfeljebb 7 órás eseményre készítünk tervet. A megfelelő összeállítás attól függ, mekkora a helyszín, hogyan érkeznek a vendégek, milyen más programok futnak az este során, és mely feladatokat biztosítja már a helyszín vagy a megrendelő.
Az ajánlathoz a tervezett dátum, az esemény típusa, a település vagy helyszín, a várható vendégszám és a kívánt hangulat ad jó kiindulópontot. Ha valami még bizonytalan, azt nem kell előre eldöntenie: együtt megkeressük a működő megoldást.
Mit fog látni a javaslatban?
Egy használható javaslatból nemcsak az derül ki, mit lehet kérni, hanem az is, hogyan állna össze az este. Megmutatjuk a program fő ívét, a Hestivelle vállalt feladatait, a szükséges helyszíni feltételeket és azokat a pontokat, amelyekben még közösen kell dönteni.
Ha már több szolgáltatóval dolgozik, azt is egyértelművé tesszük, hol kapcsolódik egymáshoz a munkájuk. Így nem Önnek kell kitalálnia, ki egyeztessen a cateringgel, mikor érkezzen a technika, vagy ki jelzi a következő programváltást.
- az eseményhez illő programirány
- érthető feladatmegosztás
- helyszíni és technikai feltételek
- a fontos programváltások
- a következő közös döntés